Privacy statement

Voor wie is dit statement?

Dit statement geldt voor collega's en deelnemers aan de leergang Mensgericht Innoveren die de Mensgericht Innoveren Toolkit gebruiken. Health Innovation Labs, onderdeel van Radboudumc, beheert de Mensgericht Innoveren Toolkit tijdens de pilot.

Wie is verantwoordelijk?

Radboudumc is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de Mensgericht Innoveren Toolkit worden verwerkt. Health Innovation Labs voert het functionele beheer van de Mensgericht Innoveren Toolkit uit.

Heb je een praktische vraag over de Mensgericht Innoveren Toolkit of wil je een privacyrecht uitoefenen? Neem dan contact op via innoveren@radboudumc.nl of per post via Radboudumc, Postbus 9101, 6500 HB Nijmegen.

Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, versleuteld afgeleid wachtwoord, rol, groepslidmaatschappen, laatste inlogmoment, status van de introductierondleiding en eventueel een profielfoto.
• Project- en werkvelinhoud: titels, beschrijvingen, projectcontext, roadmaps, ingevulde werkvellen, projectafbeeldingen en versiegeschiedenis. Daarbij leggen we vast wie inhoud heeft aangemaakt, gewijzigd of hersteld.
• Samenwerking en toegang: project- en werkvelrollen, delen met personen en groepen, tijdelijke bewerkvergrendelingen, welke gebruikers kort geleden actief waren in een werkvel en kortstondige gezamenlijke acties. Actieve deelnemers kunnen elkaars naam en eventuele profielfoto zien.
• Beheer- en beveiligingsgegevens: uitnodigingen en wachtwoordherstel, actieve sessies, tijdelijk gehashte kenmerken van mislukte inlogpogingen en een logboek van belangrijke beheer-, deel- en opslaghandelingen.
• Feedback over pagina's en werkvellen: beoordeling, eventuele toelichting, pagina- of werkvelcontext, gebruikte versie, inzendmoment, rol, een telling van ingevulde werkvellen en — indien herkenbaar — de naam en hoofdversie van browser en besturingssysteem. Reguliere feedback wordt zonder naam of e-mailadres aan beheerders getoond. Kies je expliciet ‘Ik heb hulp nodig’, dan worden je accountnaam en e-mailadres wel bij het supportticket getoond, zodat een beheerder contact kan opnemen. We bewaren hiervoor niet de volledige user-agent en slaan geen IP-adres op.
• Feature requests: concepten, titel, probleem, uitwerking, chatlink, voortgang, behandelaar en vragen en reacties. Bij definitief ingediende voorstellen zijn naam en e-mailadres zichtbaar voor beheerders om samen te kunnen doorontwikkelen. Concepten zijn alleen voor de indiener zichtbaar. De Werkvelbouwer opent op ChatGPT; de toolkit haalt geen gesprekken op. Toegang tot een gedeelde chat wordt afzonderlijk door ChatGPT bepaald.

Let op: gebruik in de Mensgericht Innoveren Toolkit fictieve of geanonimiseerde informatie. Vul geen patiëntgegevens, medische gegevens, inloggegevens of andere bijzondere, gevoelige of vertrouwelijke informatie in, tenzij daarvoor vooraf expliciete toestemming, een geldige grondslag en passende afspraken zijn geregeld.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken de gegevens om accounts en toegang te beheren, uitnodigingen te versturen, samenwerken en delen mogelijk te maken, gelijktijdig bewerken veilig te coördineren, wijzigingen te bewaren en herstellen, misbruik te beperken en de Mensgericht Innoveren Toolkit te beheren en verbeteren. Feedback wordt gebruikt om problemen en verbeteringen te prioriteren. We gebruiken de gegevens niet voor reclame, commerciële profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

Op welke grondslag?

We verwerken persoonsgegevens voor het uitvoeren en organiseren van werkzaamheden en onderwijs en vanwege het gerechtvaardigde belang om veilig digitaal te kunnen samenwerken, de pilot te beveiligen en de Mensgericht Innoveren Toolkit te verbeteren. Voor situaties waarin een andere grondslag nodig is, worden vooraf passende afspraken gemaakt.

Wie kan je gegevens zien?

Projectinhoud is zichtbaar voor personen en groepen met toegang tot het project. Losse werkvellen kunnen daarnaast afzonderlijk worden gedeeld; daarbij kan de eigenaar bepalen of ook de projectcontext zichtbaar is. De toegekende rol bepaalt of iemand alleen kan bekijken, ook kan bewerken of toegang mag beheren. Personen die tegelijk in een werkvel actief zijn, zien elkaars naam, eventuele profielfoto en of iemand het werkvel bewerkt.

Beheerders van de Mensgericht Innoveren Toolkit kunnen accounts, groepen, toegangsrechten, metadata, feedback en supporttickets beheren. Bij reguliere feedback zien zij geen naam of e-mailadres; bij een expliciete hulpvraag zien zij deze accountgegevens wel. Technisch beheerders en ingeschakelde leveranciers kunnen alleen toegang krijgen als dat nodig is voor e-mailbezorging, hosting, onderhoud of beveiliging en moeten zorgvuldig met de gegevens omgaan. We verkopen persoonsgegevens niet.

Cookies en lokale opslag

De Mensgericht Innoveren Toolkit gebruikt noodzakelijke cookies voor de beveiligde inlogsessie. De ingelogde sessie in een browser verloopt uiterlijk 23 uur na het inloggen. In een geïnstalleerde webapp verloopt de sessie uiterlijk zeven dagen na het inloggen. Gebruik verlengt deze eindtijd niet. Uitloggen beëindigt de sessie eerder.

De browser bewaart je weergavevoorkeur, de stand van het navigatiemenu en persoonlijke werkvelweergaven lokaal. Sommige werkvellen gebruiken daarnaast lokale browseropslag als technische tussenlaag voor de actuele werkvelinhoud. Wis de browsergegevens na gebruik van een gedeeld apparaat. We gebruiken geen advertentiecookies en geen analysetrackers.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Accountgegevens worden bewaard zolang het account nodig is. Projecten en werkvellen, inclusief versiegeschiedenis, blijven bewaard totdat een bevoegde gebruiker ze definitief verwijdert; archiveren is niet hetzelfde als verwijderen. Via je profiel kun je je account definitief verwijderen met je huidige wachtwoord. Accountgegevens, profielfoto, feedback, supporttickets, eigen feature requests met concepten en bijbehorende vragen en reacties in de toolkit, persoonlijke meldingen, lidmaatschappen en uitsluitend privé gebruikt werk worden verwijderd. Gedeelde projecten, werkvellen, notities, opmerkingen, reacties en hun geschiedenis blijven beschikbaar voor andere deelnemers. Waar nodig kies je eerst een nieuwe eigenaar uit bestaande deelnemers. Auteursverwijzingen en gestructureerde vermeldingen van je account worden ontkoppeld; je wordt getoond als ‘Verwijderde gebruiker’. Logboekregels die rechtstreeks aan je account zijn gekoppeld worden verwijderd. Alle inlogsessies verliezen toegang.

Externe gesprekken met de Werkvelbouwer in ChatGPT worden niet door de toolkit opgeslagen of verwijderd. Bij een feature request bewaren we alleen de opgegeven chatlink.

Reguliere feedback wordt zonder naam of e-mailadres aan beheerders getoond en kan gedurende de pilot worden gebruikt om de Mensgericht Innoveren Toolkit te verbeteren. De feedback blijft technisch aan het account gekoppeld en wordt verwijderd wanneer het account wordt verwijderd. Een supportticket dat ontstaat na de keuze ‘Ik heb hulp nodig’ bevat wel de accountnaam en het e-mailadres. Dit ticket wordt niet langer bewaard dan het bijbehorende account nodig is en wordt bij verwijdering van dat account eveneens verwijderd.

Persoonsgegevens die handmatig in gedeelde teksten, afbeeldingen of historische versies zijn opgenomen, kunnen niet automatisch betrouwbaar worden herkend. Neem vóór verwijdering contact op met het functionele beheer voor gerichte beoordeling en verwijdering. Accountverwijdering wist geen eerder gemaakte downloads, exports, back-ups of browsergegevens op andere apparaten. De toolkit probeert de lokale opslag in de huidige browser te wissen. Beheer moet verwijderverzoeken bij herstel van een back-up opnieuw toepassen; de bewaartermijn en afhandeling van back-ups moeten door technisch beheer worden vastgesteld. We beloven daarom niet dat iedere bestaande kopie direct verdwijnt.

De afzonderlijke gebruikstests zijn beëindigd. Eventuele eerder opgeslagen antwoorden blijven in oudere databases bewaard totdat technisch beheer ze afzonderlijk verwijdert. Tijdelijke aanwezigheidsgegevens vervallen na ongeveer één minuut, gezamenlijke werkvelacties na enkele seconden, activatielinks na de ingestelde geldigheidsduur (standaard 48 uur) en verouderde beveiligingstellers uiterlijk bij een volgende opschoonactie. Lokale browsergegevens blijven op het apparaat staan totdat de browser of gebruiker ze wist.

Beveiliging en eigen verantwoordelijkheid

De Mensgericht Innoveren Toolkit gebruikt onder meer toegangsrollen, versleuteld afgeleide wachtwoorden en tokens, beveiligde sessiecookies, begrenzing van mislukte pogingen en versiegeschiedenis. Geen enkel digitaal systeem is echter volledig vrij van risico's. Kies een uniek wachtwoord, deel activatielinks via een passend kanaal, controleer met wie een project of werkvel is gedeeld en bewaar belangrijke informatie ook buiten de Mensgericht Innoveren Toolkit. Lees daarnaast de disclaimer voor de voorwaarden en risico's van de pilot.

Je rechten en vragen

Je kunt vragen welke persoonsgegevens van jou worden verwerkt en verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht, of bezwaar maken tegen een verwerking. Welke rechten in een situatie gelden, hangt af van de grondslag en omstandigheden. Soms kan een verzoek niet volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als gegevens nodig zijn voor beveiliging, samenwerking of verantwoording. Stuur praktische vragen en verzoeken over je privacyrechten naar innoveren@radboudumc.nl.

Voor vragen of klachten over de bescherming van persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van het Radboudumc via gegevensbescherming@radboudumc.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als de doelgroep, werking of gegevensverwerking van de Mensgericht Innoveren Toolkit verandert, passen we dit statement aan. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Ingelogde gebruikers krijgen via het meldingenmenu bericht wanneer een nieuwe versie van dit privacy statement wordt gepubliceerd.